Comment organiser un évènement musical ?

Un concert ou un festival, sont des événements importants et complexes à organiser. C’est d’ailleurs pour cela que s’en est un métier. Les organisateurs de spectacles ou de soirées, sont le point de départ pour un concert réussi. Voilà ce qu’ils font.

 

Tout d’abord un concert émane d’une idée, d’un projet. Pour cela, une équipe est construite et chacun à une tache bien définie et planifiée. Ils discutent autour de réunions, afin de construire une « trame ». Aujourd’hui, très peu d’évènements sont organisés seuls, au vu de la complexité.

 

Il existe deux types d’organisation : autour d’un artiste ou autour d’un projet. Par exemple, l’organisation d’un concert unique se planifie en fonction de l’artiste choisi, de son public ect… Au contraire, certains événements émanent d’une idée. A l’image du Festival Les Solidays, qui s’organise autour d’un évènement pour lutter contre le sida, avec des intervenants artistes.

 

Première chose à faire : choisir les artistes. Qui sera la tête d’affiche ? Une « tête d’affiche » est important pour amener le public, et c’est aussi plus facile pour promouvoir l’évènement. Cet artiste pousser au devant de la scène est aussi un des premier décidant de l’ambiance de la soirée, et donc de son lieu. Ce n’est pas dans un opéra chic qu’il y aura des chanteurs de métal. L’artiste a un univers propre à lui, et dispose donc d’endroits adéquats. C’est donc pour cela aussi, que les artistes d’univers complètement différent sont compliqués à réunir (mais pas impossible).

 

Nouvelle étape très importante : les formalités. Tout d’abord, l’autorisation d’organiser une manifestation se requiert minimum un mois à l’avance, par écrit. Il faut demander au maire de la commune, ou aux préfectures de police pour les grandes villes tels que Paris, Lyon et Marseille. Une fois cette autorisation ci obtenue, une déclaration de manifestation doit être envoyé à la Direction régionale des affaires culturelles. Une fois ces formalités obligatoires remplies, d’autres s’enchainent. Un concert c’est aussi un ensemble de règles : occupation de l’espace public, vente de boisson et de nourriture, sécurité, fermeture tardive…

Une autorisation de vente de boisson (alcoolisé ou non) doit être demandé auprès de la préfecture. Et pour prolongé la soirée au delà d’une heure du matin, il faut avoir l’accord des services préfectoraux. Pour la sécurité, il est fortement conseillé voire même obligatoire, d’avoir des secouristes, et des agents qui maintiennent la sécurité tout au long de la soirée. Une fois la première minute de l’évènement commencé, le seul responsable est l’organisateur. Ainsi, il est nécessaire de souscrire une assurance « responsabilité civile » en cas de dommages matériels et corporels causés à autrui.

Et attention, autre point très important dans les formalités : les droits d’auteurs. Tout artistes créateurs perçoivent des droits d’auteurs. Par conséquent, les artistes interprètes et les producteurs doivent aussi être rémunérés pour la diffusion publique de musique enregistrés. Il faut donc faire une déclaration à la Société des Auteurs Compositeurs et Editeurs de Musique (SACEM). De préférence en avance, car vous bénéficierait d’une réduction de 20% (c’est un point de détail qui méritent d’être souligné).

 

En effet, parce qu’une soirée, un concert ou un festival, c’est aussi un budget. Il prend en compte, la location des lieux, la rémunération des artistes, l’hébergement et le confort de ceux-là… mais surtout tous les imprévus. Car des imprévus il y en a toujours ! Dans le budget il faut aussi prendre en compte toutes les personnes qui assurent le bon déroulement de la soirée : les bénévoles ou employés. Ce sont les ingénieurs du son, les serveurs, les barmans, les vendeurs à la billetterie, les coiffeurs, les maquilleurs… Ils sont plus ou moins nombreux selon la taille de l’événement.

 

Une fois toutes ses étapes respectés, tout est voué à un bon évènement. Dernière étape : promouvoir l’événement. Que ça soit par des flyers, des affiches ou tout simplement sur les médias sociaux, promouvoir est la seule façon d’avoir du monde.

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